スタッフ間の情報共有にsoeasy buddyを活用。
社員の自分ごと化を促進し、
信頼感・チームワークを醸成

導入企業概要

株式会社メグラス様は、名古屋市を中心に介護施設及び保育サービスを提供なさっている、ソーシャルベンチャーです。

現在180名ほどのスタッフ間の、情報共有やトレーニング配信にsoeasy buddyをお使い頂いていますが、
今回、社長の中島様、soeasy buddy導入プロジェクトご担当の宮松様に、soeasy buddy導入の背景、活用方法、効果についてお聞きしました。(2019年10月取材)

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導入前の状況
  • 動画でマニュアルを作るも、メールやポータルでは浸透せず
  • 看護-介護間や、会議・プロジェクトの情報が行き渡らず、連携が不十分
導入後の効果
  • すぐにスタッフに浸透し、スタッフが自発的に、投稿をする様に
  • スタッフの自己紹介や日々の情報共有により、信頼感・チームワークを醸成

インタビュームービー(ダイジェスト)

  • 抱えていた課題と導入の背景

    抱えていた課題と導入の背景

    株式会社メグラス社長 中島様

    介護業界の特徴として紙ベースが多い中、動画でマニュアルを作っていたが、スタッフに浸透せず

    この業界ならではというのもありますが、元々紙ベースが多い中、弊社は動画でマニュアルを作っていたが、しかし問題は、それが浸透しなかったという点です。

    抱えていた課題と導入の背景

    株式会社メグラス soeasy buddy導入プロジェクトご担当 宮松様

    当初、メールや自社ポータル上に動画を上げていたが、メールでは埋もれてしまい、自社サイトはパソコンでしか見れないため、手間がかかり見られていなかった

    元々メールで配信したり、自社ポータルサイト上で上げていました。しかしメールでは埋もれてしまいますし、自社サイト上ではパソコンでしか見られないという問題点がありました。そうすると、普段の業務の後にわざわざパソコンを開いてマニュアルを見るということはしません。

    実際に自社ポータル上に動画があることを知っている人がどれくらいいるのかを聴いてみると、ほとんどの社員が把握していませんでした。

    また、看護・介護間で、情報が行き来しておらず、連携が十分に取れていなかった

    情報共有という所で、介護業界はどうしても自分の職種の人たちとは話しますが、他の職種と連携が取れないという問題もありました。
    うちは比較的スタッフ間の仲は良いですが、それぞれが何をやっているか・何が出来るのかがよくわかっていませんでした。

  • 何故soeasy buddyを選んだのか

    前職でsoeasy buddyを使っていたスタッフが、使い勝手の良さや、情報共有・売上増に繋がったと薦めてくれたため導入を決定

    弊社のシステムに強いスタッフで、前職でsoeasy buddyを使っていた人が偶然いました。

    その人に聞いてみると、良いところとして手軽に動画を挙げられるということと、パソコンからではなく、携帯から見れるというところがよく、情報が拡散して販売店の売上増につながったという話を聞きました。

    弊社は売上増ではありませんが、入居者の方への価値につながればということで、導入に至りました。

  • soeasy buddyの活用方法

    soeasy buddyの活用方法

    介護技術や看護処置のマニュアルを投稿する他、スタッフ間でプライベートも含んだ自己紹介をアップしてもらい、信頼感・チームワークを強化

    トレーニングの所では介護技術や、看護の処置をマニュアルという形で投稿し、ニュースには自己紹介として、メグラスの社員を知ってもらおうということで、各部門でそれぞれ自分の自己紹介動画をアップしてもらっています。

    この様に、スタッフが自己紹介を挙げることで、話のネタとなって会話がはずみ、信頼関係が出来、チームワークが生まれる・そのきっかけになると考えています。

    私自身、社員の趣味など、知らない一面を知れて、とっても楽しいです!

    soeasy buddyの活用方法

    ハッシュタグの活用により、日々の出来事やプロジェクトの状況を共有。看護・介護間の情報共有も促進

    ハッシュタグには、社長のハッシュタグや、部門ごとの看護・介護のハッシュタグがあり、日々の出来事やプロジェクトの状況を共有、看護・介護間の情報共有を促進しています。

    社長のハッシュタグでは、一介護スタッフから社長になり、社長になった苦悩をありのままとして見て欲しいということで、これまでの自分の取り組みを発信したりしています。それが社員との絆になればと考えています。

    会議やプロジェクトの状況は、議論の温度感の分かる動画での共有により、全スタッフが会社の一員として動いているという感覚を醸成

    今では、マニュアルだけでなく、ほとんど全ての会議やプロジェクトも動画で取ってアップしています。

    プロジェクトや会議は、参加できる人数が限られていますが、議事録ではどうしても、どういう温度感で各議題が話されているかが分かりません。それを動画で発信し、皆に見てもらうことで、各人がプロジェクトメンバーでなくても参加し、動いているという感じを出そうとしています。

    この様に、各スタッフに自分ごと化してもらうというのは非常に大切です。自分らしく働くというのがありますが、自分らしくするためには、会社が役割を与えるのではなく、自分で考える必要があります。こういった使い方が出来ることも、soeasyの良さだと考えています。

    soeasy buddyの活用方法

    今後は現場とトレーニングを一緒に作り、日々進化していく業界に併せて、コメント等で声を取り入れ改善していきたい

    今後トレーニングについては、必要なものを洗い出し、現場に必要なものを降って、完璧な動画でなくても良いので、上げてもらうようにしていきます。

    これまでは本部で動画を作っていましたが、実際の業務に即しているのかよく分かりませんでしたし、介護業界は日々進化する業界であるため、作った動画がどんどん古いものになっていってしまいます。

    これからは、現場の色んな目線を入れて、あってるかどうかの検証をしていける。今後は動画を作って徐々に改善していければと考えています。

  • 導入による効果

    導入による効果

    これまでに導入したシステムと違い、ITに弱いスタッフが多い中、導入・浸透が自主的かつすぐに進んだ

    この業界にはITに弱い人が多いのですが、そんな中、大きなアナウンスしなくても各人が登録してくれるというのは初めてでした。実際メールで少し配信しただけで、力を入れて教えたわけでもありません。

    これまでは投稿をお願いしても放置されることも多かったが、soeasy buddyでは動画の投稿数が伸び続けている

    動画を挙げるというのも強制したわけでは無いですが、1日1-2件と伸び続けており、いろいろな種類のものが上がっています。

    これまでは登録を依頼しても、1-2 ヶ⽉放置されるということもありましたが、スタッフが⾃分から⾏動するように変わっていっているのではないかと思います。

    言われたからやるでは何も変わりません。なのでこれからも自主的に投稿するということを促して行ければと考えています。

    導入による効果

    各プロジェクトや他の施設での取り組みが、リアルかつタイムリーに分かるように

    一番変わったのはプロジェクトや他の施設で何をやっているのかが分かるようになったことです。

    最近だと、毎年やっている全社のサミットで、企画こんなことやったよとか、別の施設の飾り付けが載っていて、そんな飾り付けしているんだとか。そういったことを簡単に知ることができます。また、半期会議の内容も、動画を見ることで、色んな話が上がってきていることがわかります。

    これまで、他部門の状況は、施設長や副施設長・フロアリーダーの月一のミーティングで共有する際にしか分かりませんでした。それでは、その瞬間のことしか分かりませんし、スタッフ全体にも広がりません。それが、今では日々の取り組みが直ぐに、知れるようになりました。これはsoeasy buddyを使って良かった点です。

  • soeasy buddyの良さ

    soeasy buddyの良さ

    携帯ですぐにログイン出来、操作が簡単で、システムを使ったことが無いスタッフでも、すぐに使える

    良さとしてまず携帯ですぐログイン出来るということ。これによって、電車の中や仕事の合間に、パソコンで作業をしながらログインが出来ます。

    また、システムを使ったことが無いスタッフでも、一度説明すれば投稿が出来るようになるのは、優れた点です。

    加えて、いいねやキープなどで誰が見ているのかなどが分かる所もすごい。

    soeasy buddyの良さ

    単に動画を配信するだけなら何でも良いが、soeasy buddyは、一人ひとりの社員の働き方を変えるためのコミュニケーションツールとなる

    業界としてみた時に、まだまだ紙ベースが多く、システムが入っているところは少ないと思う。なおかつコミュニケーションのツールとして、上司・部下の垣根を外して使える物は少ない。

    新しいものや文化を変える時にトップの力は必要だとは思います。ただそれは、トップダウンでやるわけではなく、リーダーシップを発揮してやっていくもの。そういう使い方にはsoeasy buddyがとてもあっている。

    他愛もないコメントをしたりなどもしていますが、そういった使い方が出来ることも良い点です。

    soeasy buddyを入れたことで、社員の働き方がどんどん変わるのではないかと考えています。

    動画をアップするだけならどんなものでも良いですが、メグラスは、soeasyをそういった、コミュニケーションのツールとしても、どんどん使い方を増やしたいと考えています。

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