soeasy buddy

介護以外の書類負担が大きく、外国人材への指導時間も確保できませんでした

現在、職員が500名を超える体制で事業を運営しています 。

私自身が長年感じていた大きな課題は、介護業務以外にある書類の煩雑さでした 。どうにかして、その書類をきれいに取りまとめたり、連絡や報・連・相を効率的に流せるようにしたいと、ずっと考えていたんです 。

書類の煩雑さはコスト面もそうですが、一番危惧していたのは、業務が作業的になってしまい、『なぜこれをするのか』という介護の原点を教える時間が取れなくなってしまうことでした 。

書類対応や外部との調整などに時間を取られてしまうと、職員の教育に時間を割けなくなってしまいますから 。

また、当法人には現在52名の外国人スタッフがいますが 、彼らが業務に入った際に、日本語が壁となり、仕事の勉強や利用者との会話に支障が出るのではないかと懸念していました 。

作業の習得は早いのですが、利用者の気持ちをくみ取ったり、介護の原点の意味を理解したりするには、やはり日本語が必要になる、という難しさがあったんです。

指導のバラつきが解消！文字化がもたらした業務理解と学習の促進

外国人スタッフとの連携について言えば、以前は毎回何回も1人1人に説明していたものが、soeasy buddyを使うことで、一回で、しかも同じ表現でコミュニケーションが取れるようになりました 。

以前は、担当者ごとに教えがバラバラになったり、言い方が違ったりして、誤解を招きやすかったんです 。指導という意味では、だいぶやりやすくなったと感じています 。

また、私たち日本人スタッフが文字を使うことで、外国の方の日本語学習にすごく繋がっていると思っています 。

会話だけだと『聞き取り』が主になりますが、buddyだと文章を読んだり、構成する力がつくんじゃないかと 。申し送りをデータ化することで、振り返って確認できるし、文字がどう書かれているかの勉強にもなっています 。

さらには、施設の行事や、利用者の方の「こういう笑顔を引き出せるんだね」という写真なんかも送れたり 、写真や動画を通じて喜びが共有されることで、チームの一体感が醸成されているように思います 。

職員紹介で名前と顔が一致したり 、日頃では見えない職員の頑張りが文字化されて見える 、という点も利点です。

自分にとっては、以前、自分のグループの情報しかほぼ把握できなかったのが、buddyを始めてから全施設の情報を見れるようになったのが大きいです 。例えば、『今日転倒しました』『この対応ができました』といった事例をすぐに把握して、次に同じ事故があればこう対応すればいいんだ、と勉強できるようになりました 。

記録も昔は紙で印鑑が必要で手間がかかっていたんですが、今は電子印鑑ですぐアプリでできて便利です 。

回覧期間は1週間から2〜3日に短縮！小さな成功体験が職員の意識を改革

育成について言えば、以前の分厚い紙マニュアルは誰も読まないという課題がありましたが、今は説明を動画で撮ってそれ自体をマニュアルにするという簡易的な方法が取れるようになりました 。

管理側としては、『ここに置いてある』というルールを決めているので、資料自体は揃っていて、『見ていないほうが自己責任』と言える時代になったと感じています 。

実際に、回覧に1週間とかかっていた書類も 、buddyの既読機能のおかげで、今ではおおよそ2〜3日で90%ぐらいの職員が見るようになり、書類の効率化という目標は達成できました 。

また、書類の回覧するものがほとんどなくなったことで、シャチハタのインクを替えることが年1回ぐらいになった、という事実も感じています 。

　ただ、導入時には、ITに苦手な方が非常に多いという懸念がありました 。でも、私は時間が解決してくれると強く思っていました 。

そのため、研修会などで『このデバイスを使えない人は時代に置いていかれる』ということを強く伝え続け 、職員個人のパソコンや携帯の使い方がわからないといったことを、全部引き受ける覚悟をして、代理で購入したり修理をしたり、操作の説明をしたりと、少人数で地道に何年も続けてきた、という背景があります 。

ITが苦手という意識が、自ら学ぶという意識へと浸透していきました。