医療法人オーラルビューティー&ヘルスケア北歯科医院様でのsoeasy buddy活用事例

新人研修期間1/2！全員に成長のチャンスが巡ってくるように

導入企業概要

医療法人オーラルビューティー&ヘルスケア北歯科医院様は、岡山県津山市にある歯科医院です。

今回は、院長の大前先生、歯科衛生士/幹部の岡本さま、歯科衛生士の坂本さまに導入の背景や活用方法についてお聞きしました。

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導入前の状況

業務連絡が行き届かず「そんなことありましたっけ？」となることがあった
3ヶ月で設定している新人研修が期間内に終わらないことがあった
1日の中で半分以上は新人スタッフに教えているような状況で指示出しが大変だった

導入後の効果

誰でも手軽に投稿できるようになり、院内に簡単に情報が行き渡りやすくなった
新人研修が最大4ヶ月→2ヶ月と1/2に
教える側の指示出しが楽になり、教えられる側も自信を持って業務に取り組めるように

インタビュームービー（ダイジェスト）

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抱えていた課題と導入の背景

紙マニュアルを一度も更新することなく3年経ってしまっていました。
以前は紙マニュアルを用意して使っていたのですが、更新する度に全部印刷し直して差し替えて、となると膨大な時間とコストがかかっていました。
新しいものをどんどん取り入れていく中でマニュアルの更新が追いついていかず、1年がかりでつくったマニュアルを実は一度も更新することなく、3年経ってしまっていたんです。
実際にマニュアルを持って院内で行動するのもなかなか難しいですし、「マニュアルを作ったはいいけど活用されない」ということがかなり大きな課題でした。
1日の中で半分以上は新人スタッフに教えていました。
そうした中で、当時は「マニュアルを更新するより直接指導してしまおう」と進んでいくことが多かったですね。
当院では3ヶ月の新人研修を設けているのですが、新人さんに指示を出しては自分の仕事に入って、自分の仕事が終わったらまた確認してという形で、1日の中で半分以上は新人スタッフに教えているような状況でした。
やはりこちらが指示を出さないと何をしていいか分からないという状況が新人さんにもあったので、そのために「マニュアルやカリキュラムがあればいいな」とは思っていたのですが、そこが不十分だったので、毎回指示を出すということがかなり大変でした。
他のシステムは一般企業向けで導入できないと思っていたときに、soeasy buddyに出会いました。
動画マニュアルの有用性はよく分かってはいたものの、いざ導入するとなると、基本的に大手フランチャイズ・一般企業向けのシステムばかりで、導入コストが数百万・運用費に月何十万円かかるとのことで、とてもいち歯科医院で運用できるようなレベルのものではないなと思い、ずっと導入はできなかったんです。
そんな時にsoeasy buddyという存在を知りまして、価格がお手頃だったので、即導入を決めました。

soeasy buddyの活用方法

慣れていても忘れることがあるので、技術マニュアルで振り返って確認するようにしています。
スタッフが診療しているシーンや準備・片付けのシーンを撮影し、字幕を入れてマニュアルとして活用しているのですが、それを各業種別・各内容別にフォルダ分けして体系的に整理しています。
そして、マニュアルは事前に見てもらって、実際にやってもらうところから先輩スタッフに指導してもらうようにしています。
やはり毎日同じ業務ではないですし、業務に慣れていても忘れてしまうこともあるので、前の日に「明日はこれをするな」というのがわかっていれば、事前にその動画を見て確認するようにしていますね。
日報の投稿で自分自身でPDCAを回して改善できるようにしています。
よく投稿するのは日報ですね。
「今月の目標」「自分の目標」「今日したこと」「反省点・改善点」、そしてその改善点に対する「明日の目標」を書いて、PDCAがうまく回るように記入しています。
それに対して上司もsoeasy buddyで「ここはこうした方がいいんじゃない？」「改善点こうだよ」とコメントをして、それをまたスタッフが読んで、自分自身でPDCAを回して改善ができるようにしました。
振り返ることでやはり頭の中が整理されますし、明日の目標も明確にできるのですごくいいなと思っています。
院内全体にすぐに広がるので、業務連絡の場としても活用しています。
あとは、業務連絡の場としても活用しています。
連絡帳や連絡ノートだと結局読まないということがよくありますよね。
以前は「こうしましょう」と言っても「そんなのありましたっけ？」ということがあったのですが、soeasy buddyで、例えば「新しい診療器具が入りました」「今日こういうことあったので、これは気をつけてね」と投稿すると、それがぱっと院内全体に広がるので、業務連絡という形でも有効に使えていると思います。
また、「ちょっとこれ周知しておいて」と言わなくても、スタッフ自身が自分で判断して投稿するという形で周知ができるようになったので、非常に楽になりました。

導入による効果

教える側の指示出しがかなり楽になりましたし、教えられる側も自信を持って業務に取り組めるようになりました。
動画マニュアルがあることで、教える側としては何度も同じことを伝えるということが減りましたし、共通のカリキュラムが明確なので指示出しが非常に楽になりましたね。
教えられる側としても動画で復習ができるようになったことで、「本当にこれであっているのかな」という不安が、「あ、そうだったな、これであってるあってる」と自信を持って業務に取り組むことができるようになりました。
新人研修が最大4ヶ月→2ヶ月と1/2になりました。
以前は、3ヶ月で設定している新人研修が3カ月で終わらず、人によっては4カ月以上かかって、やっと自分の担当の歯周治療の業務につくということが多かったのですが、soeasy buddyを導入してからは大体3カ月以内には習得できるようになりました。
2カ月ぐらいで任せられるようになる方もいらっしゃいます。
習得が早いスタッフは、上司の指示がしっかりと理解できていますし、やはり何より日報でしっかりとPDCAを回せているという共通点がありますね。
スタッフそれぞれの「今後やりたいこと」が具体的な言葉として上がるようになりました。
日報を毎日書いてもらうことで、新人スタッフや後輩がどこに躓いてるか目に見えてわかるようになりましたし、教える側の上司に「こういうところを気をつけて、こういう言い回しで指導してあげてください」とお伝えしていくことで、スピード感をもってPDCAを回せるようになってきました。
また、各々やらないといけないことや、やりたいことが明確になったので、例えば面談の時に「自分は今ここまでできています」と進捗報告してくれるようになりましたね。
今後やりたいことに関しても、「何となくこういう感じになりたい」「こういう先輩みたいになりたい」というよりも、具体的な言葉として「こういう業務ができるようになりたい」「こういう業務ができた後にこういうポジションで頑張りたい」という声が上がるようになったので、みんなの成長が感じられてすごく嬉しいなと思っています。

soeasy buddyの良いところ

正直「スタッフにsoeasy buddyが受け入れられるか」不安でしたが、その心配は杞憂に終わりました。
正直、紙マニュアルを一切使ってくれないという状況の中で「soeasy buddyが受け入れられるのだろうか」という不安はあったのですが、その心配は杞憂に終わりました。
実際に使われた方だとわかっていただけると思うのですが、soeasy buddyは普段使っているSNSに投稿する感覚で写真や動画を撮って簡単に投稿できるので、特に何も説明することなくすっと馴染んだという感じがしますね。
今となっては、soeasy buddyは肩肘張らずに付き合えるといいますか、自然に身近にあるものになっています。
大規模な医療法人でも4〜5名規模の医院であっても、やはり組織は組織で、組織である以上決まりごとは絶対にあると思うので、その決まりごとの周知を徹底するというツールとして、どの医院でも使いやすいかと思います。
小さなことも褒めていただけるのがsoeasy buddyの良いところかなと思っています。
パートタイム勤務の場合は勤務時間が限られているので、どうしても勤務時間内に伝えたいことや教えていただきたいことを聞きにいけない時があるのですが、そういった時は日報で質問できるので、疑問に思ったことが持ち越されず、すぐに聞けるのがsoeasy buddyの良いところかなと思っています。
また、日々オフラインでも先輩方が褒めてくださるのですが、「今日は少ない人数でも、よく周りを見て回していましたね」といったように、普段面と向かってあまり言わないような、小さなことも褒めていただけるのがsoeasy buddyの良いところかなと思っています。
それぞれの成長を促す形で成長のチャンスがみんなに巡ってきているのかなと感じています。
soeasy buddyを導入して一番成長を感じているところが、入ったばかりのスタッフも含めて、スタッフが日報や変更点などの業務連絡を自主的に上げてくれるようになったことです。
人数が多いと評価しづらいところもあったのですが、今はそれぞれの成長を促す形で成長のチャンスがみんなに巡ってきているのかなと感じますし、面談やミーティングでよかったことは「良かったね」と評価できるようになりました。
正直soeasy buddyから与えていただいていることが多すぎて一言では言い表せないのですが、soeasy buddyを導入したからこそ今の北歯科医院があると思っていますし、今後ももっともっといろんな教育制度の改善やさらに働きやすい職場づくりを目指していく中では、soeasy buddyがあってこその今後の成長だと思っています。